[Softskill] Komunikasi dalam Organisasi

  • Pola Komunikasi Bisnis

Pada dasarnya, komunikasi berasal dari bahasa Latin yaitu cum, sebuah kata depan yang artinya dengan, atau bersama dengan, dan kata units, sebuah kata bilangan yang berarti satu. Dua kata tersebut membentuk kata Benda communio, yang dalam bahasa Inggris disebut dengan communion, yang berarti kebersamaan, persatuan, persekutuan gabungan, pergaulan, atau hubungan. Karena untuk bercommunio diperlukan adanya usaha dan kerja, maka kata itu dibuat kata kerja communicate yang berarti membagi sesuatu dengan sese orang, tukar menukar, membicarakan sesuatu dengan orang, memberitahukan sesuatu kepada seseorang, bercakap-cakap, bertukar pikiran, berhubungan, berteman. Jadi, komunikasi berarti pemberitahuan pembicaraan, percakapan, pertukaran pikiran atau hubungan. (Lestari Endang dan Maliki, 2006 : 4 – 5).

Secara umum, pola komunikasi (patterns of communications) dapat dibedakan menjadi dua saluran (Purwanto, 2006 : 40 – 45), yaitu:

1. Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:

a. Komunikasi dari atas ke bawah

Komunikasi dari atas ke bawah (top-down) merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupaka penyampaian pesan yang dapat berentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya.

Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu :

  • Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,
  • Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaa harus dilaksanakan,
  • Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,
  • Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,
  • Menyajikan informasi mengenai aspek ideology dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujua yang ingin dicapai.

b. Komunikasi dari bawah ke atas

Komunikasi dari bawah ke atas (buttom-up communication) berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.

c. Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontal (horizontal communication) atau sering disebut dengan komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi.

Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau department yang memiliki kedudukan sejajar.

d. Komunikasi Diagonal

Komunikasi diagonal (diagonal communication) melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) orgnisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara manajer produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.

2. Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa memperdulikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan bisaanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru didengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron TV, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.

  • Mengelola Komunikasi Bisnis

+ Menangani pesan-pesan yang bersifat rutin:

a. Mengurangi jumlah pesan

  • Manajer perlu menentukan skala prioritas pesan.
  • Satu halaman surat butuh sumber uang / bahan, waktu dan tenaga
  • Berapa biaya meng-edit, mencatat, mengetik dan mengirimkan surat?
  • Sepucuk surat merupakan investasi berharga
  • Pertimbangan organisasi
  • Berapa lama sebuah pesan dapat diselesaikan?
  • Bisakah pesan hanya disampaikan lewat telpon?
  • Dapatkah menjawab pertanyaan lewat memo?
  • Berapa banyak surat yang harus dibuat?
  • Berapa banyak surat yang harus diarsipkan

b. Instruksi yang jelas

  • Manajer mempunyai tanggung jawab khusus untuk membuat setiap orang dalam organisasi tahu apa yang harus dilakukan.
  • Komunikator dalam organisasi sudah seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan organisasi secara keseluruhan

c. Mendelegasikan tanggung jawab

  • Tujuan organisasi bisa tercapai bila manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang dibebankan kepada mereka.
  • Manajer harus bisa mendelegasikan pekerjaan komunikasi kepada bawahannya

d. Melatih petugas

  • Komunikator yang baik akan selalu melakukan latihan-latihan yang teratur dan terencana dengan baik.
  • Organisasi dianjurkan untuk memberikan pelatihan bagi komunikator.
  • Komunikator perlu meningkatkan dan memperlancar kemampuan berbahasa dan ketrampilan presentasinya.

+ Menangani krisis komunikasi

  • Semakin besar tantangan atau risiko yang harus dihadapi, semakin tinggi tingkat kemampuan atau ketrampilan yang dibutuhkan.
  • Cara penanganan krisis disuatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan yang lain.
  • Krisis komunikasi dalam perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan.
  • Penanganan Krisis Kominikasi

Dua falsafah dalam krisis komunikasi:

  • Bersikap diam
  • Katakan apa yang terjadi dan segera

Menurut para ahli public relation, menangani krisis komunikasi dengan menjelaskan masalah dengan terbuka kepada publik dan karyawan, lalu mencari sumber masalah dan berusaha mengendalikan.

Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam krisis komunikasi:

  • Siapkan tim yang trampil dan cekatan dalam penanganan krisis
  • Manajemen puncak harus segera bertindak
  • Ciptakan pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang baik
  • Ceritakan kejadian secara menyeluruh, terbuka dan jujur.
  • Tunjukan keseriusan perusahaan, tidak hanya dalam pernyataan tetapi juga dalam tindakan nyata.

Meningkatkan Keterampilan Komunikasi:

  • Bila kita mengetahui dinamika komunikasi, kita dapat membaca secara akurat apa yang terjadi dalam organisasi.
  • Keterampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis, mendengar dan berbicara sangat penting untuk dipelajari.
  • Keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis:

o   Membaca

o   Mendengarkan

o   Membuat percakapannya menarik

o   Wawancara

o   Berdiskusi

o   Presentasi

o   Menulis surat, memo dan laporan

  • Latihan dan praktek terus-menerus, belajar dari kesalahan sendiri dan orang lain.

 

  • Masalah Komunikasi dalam Bisnis

– Struktur komunikasi yang buruk

– Penyampaian yang lemah

– Penggunaan media yang salah

– Pesan yang campur aduk

– Salah audience

– Lingkungan yang menganggu

+ Struktur komunikasi yang baik mengikuti pola:

– Pembukaan

– Isi

– Penutup

Kemudian: Umum -> khusus -> umum, atau global -> detil -> global

+ Penyampaian yang lemah

Tidak terlalu masalah apakah pesan komunikasi Anda penting atau impresif, jika Anda menyampaikannya tanpa ‘tonjokan’, Anda tidak bisa meyakinkan orang sesuai yang Anda harapkan. Lebih dari itu, jika ‘tonjokan’ Anda sudah telak pun, tetaplah pesan Anda perlu waktu untuk punya efek. Pesan Anda harus bertenaga. Pesan Anda tidak boleh seperti lawakan yang tidak lucu.

Janganlah Anda campuradukkan antara penyajian dengan penyajinya. Penyajinya mungkin pemalu, tapi jika pesannya bisa menonjok, maka audience akan bergantung pada setiap kata yang keluar dari mulutnya. Jadi, tidak usah ragu tentang siapa diri Anda. Khawatirlah tentang pesan Anda. ‘Menonjok’kah, atau hanya sekedar ‘mengelus-elus’ saja.

+ Salah Media

Tak perlu Anda menyelenggarakan sebuah meeting besar dengan menghadirkan semua orang dalam organisasi, hanya untuk memberitahukan bahwa para pegawai kini tidak lagi mendapatkan ballpoint gratis dari kantor. Memo kecil yang diedarkan sudah lebih dari cukup.

Begitu pula, pilihlah dengan tepat media komunikasi bisnis Anda. Jika koran, apakah koran lokal atau koran nasional? Jika TV apakah TV lokal atau TV nasional? Jika majalah, apakah semua majalah atau majalah bisnis saja? Jika billboard, apakah memang perlu di setiap sudut jalan? Apa yang menjadi pengecualian, mungkin hanya internet, karena murahnya biaya. Dalam berpresentasi, jika Anda menggunakan PowerPoint, apakah memang perlu menjejalinya dengan segala data dan bagan yang terkait? Apakah itu memang perlu atau bisa dilakukan hanya dengan selembar atau dua lembar fotokopi? Jika pesan Anda kompleks, maka berilah ruang lebih untuk audience agar mereka bisa mencerna pesan Anda dengan lebih leluasa. Di kamar tidur, di kamar mandi, di restoran, di mobil saat hendak ke kantor, sambil berlari di treadmill, dan sebagainya. PowerPoint, hanya dilakukan di ruangan tempat Anda bicara. Waktu audience sempit, dan mereka tidak punya infocus di kamar mandinya.

Berilah ruang lebih bagi audience agar bisa mencerna pesan Anda sesuai kecepatan mereka.

+ Pesan yang Campur Aduk

Jika pesan Anda campur aduk, maka Anda tidak merengkuh audience, melainkan mengasingkan mereka ke sebuah pulau terpencil di kutub selatan sana.

Berhati-hatilah Anda dengan dua hal ini:

1. Menggunakan jargon yang mungkin dikenal, tapi sulit dicerna dan dipahami.

2. Mencoba menghemat waktu dan kertas dengan menjejalkan lebih dari satu pesan menjadi pesan tunggal.

+ SALAH AUDIENCE

Salah audience, pasti dimulai dari diri Anda sendiri. Misalnya, Anda memberikan topik A yang menurut Anda sedang hot di pasaran. Dalam presentasi, Anda menyampaikan berbagai hal yang justru sedikit sekali hubungannya dengan topik A. Menurut Robert Cialdini, presenter yang demikian disebut dengan ‘smuggler of influence’. Jika hal demikian memang disengaja, maka Anda bisa disebut sebagai ‘penjahat presentasi’.

Dalam faktanya, jika pun Anda sudah mati-matian memilih topik yang menurut Anda tepat, tetaplah Anda berpeluang untuk menuai audience yang salah. Dan jika kesalahan itu tak tertebus sampai dengan akhir presentasi Anda, alias audience tidak memperoleh ‘keuntungan substitusi’ dari presentasi Anda, maka Anda akan disesali oleh audience Anda.

QA Communication pun mengalami hal ini. Topik workshop yang berjudul “CARA EDAN: LEBIH PERCAYA DIRI BERBICARA KUNCI SUKSES MEMIMPIN, MENJUAL, DAN BERPRESENTASI”, masih menuai audience yang berharap bahwa workshop itu adalah tentang teknik presentasi, atau setidaknya mencapai percaya diri dengan teknik presentasi. Padahal, workshop itu adalah tentang fenomena booster untuk rasa percaya diri berbicara, yang jauh lebih penting dari persoalan teknis presentasi semata. Dan padahal, topik itu juga telah diupayakan agar bisa menuai audience yang netral, yaitu siapapun yang ingin percaya diri dalam berbicara. Di workshop berikutnya (ParaSpeaking dan Performance Speaking), barulah mereka akan mendapatkannya.

Hati-hati juga, jika Anda akan berpresentasi di sebuah event di mana ada banyak penyaji selain Anda. Anda bisa terpengaruh untuk ‘melakukan penyesuaian’ di detik-detik terakhir sebelum Anda maju dan berbicara. Waspadalah karena Anda bisa terjebak pada perubahan yang justru tidak Anda inginkan. Sekalipun, topik penyaji lain memang lebih menarik menurut Anda.

Salah audience, bisa menjadi kesia-siaan bagi Anda dan tentu saja… audience Anda.

Pilihlah audience Anda dahulu, baru pilihlah topik Anda.

+ LINGKUNGAN YANG MENGGANGGU

Lingkungan yang mengganggu jelas kendala komunikasi bisnis buat Anda. Suara nada sambung handphone saat Anda bicara adalah contohnya. Apapun bentuknya, gangguan dari lingkungan akan membuat bicara Anda tidak bisa optimal didengar.

Beberapa hal ini perlu Anda perhatikan:

– Suara Anda tidak terlalu keras

– Banyak audience yang mengobrol saat Anda bicara

– Suara dari luar ruangan, dari jalanan, raungan sirine dari ambulan, pemadam kebakaran atau polisi

– Suara dari ruangan sebelah

– Bunyi handphone dari kantong audience

– Interupsi

– Sesi bicara yang terlalu menegangkan

– Pikiran audience yang melanglang buana (lihat mata mereka)

– Slide Anda (atau isinya) terlalu kecil atau layarnya terlalu jauh

– Terlalu banyak daya tarik dari luar ruangan karena pintu yang terbuka atau jendela yang tembus pandang

– AC ruangan terlalu dingin atau bahkan tidak menyala

– Maaf, ada yang kentut di dalam ruangan yang tertutup

Apapun harus Anda lakukan demi fokusnya audience Anda. Sebab gangguan lingkungan, bisa membuat presentasi Anda hanya berjarak selangkah dari ‘nothing’.

Sources:

+ http://comunitaseconomic.blogspot.com/2012/10/komunikasi-bisnis_6.html

+ http://jemmyaffan.blogspot.com/2012/04/pengelolaan-komunikasi.html

+ https://doilami.wordpress.com/artikel/enam-kendala-komunikasi-bisnis/

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s